Lo primero es designar a un trabajador, honesto que funja como responsable del buen manejo de los recursos financieros de la empresa y después asignar una cantidad de dinero que corresponda con los gastos cotidianos. Indicando la política interna en los rubros por los cuales pueden ser gastados como:
- Papelería, consumibles y artículos de oficina.
- Utensilios y productos de limpieza.
- Pasajes y trasporte público.
- Materiales y mano de obra de reparaciones menores ( mantenimiento ).
- Suministros cotidianos, como agua purificada y café.
El óptimo manejo de caja chica requiere pedir siempre un recibo foliado de forma consecutivo por la empresa y anotar todas las cantidades entregadas y el concepto del pago, sin importar lo pequeño que sea el monto, anotando nombre y firma del recurso monetario entregado, recibido y autorizado.
El registro de caja chica se elabora conforme la disposición de los recursos, pero no debe ser mayor a un mes. Dichos reembolsos de caja chica deben asentar la fecha, el nombre del responsable, la cantidad inicial y el monto total gastado, y luego una lista en que se incluya el número de la factura o recibo que respalda cada gasto, su concepto y la cantidad pagada.
Por política del control interno, el reembolso de la caja chica nunca debe ser mayor al fondo asignado al responsable de la caja chica, de lo contrario se corre riesgo la deducibilidad del gasto ya que, tendrá la cantidad de un pago a cuenta de tercero y se tendrían que cumplir con disposiciones fiscales diferente.
Para un manejo eficiente de la caja chica, recuerda siempre se debe usar exclusivamente para hacer frente pequeños gastos necesarios e indispensables en la empresa y que su cuidadoso control evitará que se convierta en una fuga de capital que puede perjudicar a la rentabilidad de la organización.
